Приложение к Постановлению от 15.02.2011 г № 34 Положение
Положение о единой межведомственной системе электронного документооборота органов государственной власти республики ингушетия
1.Общие положения
1.1.Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 года N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 года N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" и Указом Президента Республики Ингушетия от 31 декабря 2010 года N 255 "О внедрении единой межведомственной системы электронного документооборота на территории Республики Ингушетия".
1.2.Настоящее Положение определяет порядок обмена электронными документами, защищенными средствами электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП) в единой межведомственной системе электронного документооборота органов государственной власти Республики Ингушетия.
1.3.Термины, используемые в настоящем Положении:
электронный документооборот - движение электронных документов с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправки адресату или на хранение;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме с реквизитами, позволяющими идентифицировать эту информацию и ее автора;
бумажная копия электронного документа - документ, полученный посредством распечатки электронного документа из единой межведомственной системы электронного документооборота органов государственной власти Республики Ингушетия и заверенный лицом, обладающим полномочиями на заверение электронных документов;
единая межведомственная система электронного документооборота органов государственной власти Республики Ингушетия (далее - ЕМСЭД) - государственная информационная система обмена электронными документами между государственными органами Республики Ингушетия, а также создания, использования, передачи и хранения электронной организационно - распорядительной документации государственных органов Республики Ингушетия;
участники ЕМСЭД - органы государственной власти Республики Ингушетия, органы местного самоуправления Республики Ингушетия, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти и иные организации, заключившие с Правительством Республики Ингушетия соглашение об информационном взаимодействии и участвующие в электронном документообороте;
пользователь ЕМСЭД - физическое лицо, имеющее в ЕМСЭД учетную запись и персональный пароль, обращающееся к ЕМСЭД для получения необходимой ему информации и проведения различных операций с электронными документами.
1.4.Оператором ЕМСЭД является Правительство Республики Ингушетия (далее - Оператор ЕМСЭД).
2.Порядок работы участников ЕМСЭД с электронными документами, подписанными ЭЦП
2.1.Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в ЕМСЭД.
2.2.Электронные копии бумажных документов создаются в случаях, когда работа с электронными копиями бумажных документов не противоречит действующему законодательству и обеспечивает удобную обработку и использование информации, содержащейся в бумажном документе.
2.3.Для подписания электронных документов участников ЕМСЭД используются ЭЦП.
2.4.Каждый участник ЕМСЭД определяет уполномоченное лицо (уполномоченных лиц), имеющего (имеющих) ЭЦП, при помощи которых подписываются электронные документы.
2.5.При рассмотрении, подписании и согласовании электронных документов в ЕМСЭД должностные лица, имеющие ЭЦП, обязаны подписывать их только с помощью ЭЦП.
2.6.Прием и отправка электронных документов осуществляются делопроизводственными службами участников ЕМСЭД.
2.7.Регистрация электронных документов в ЕМСЭД осуществляется в соответствии с инструкциями по делопроизводству, применяемыми соответствующими органами государственной власти.
2.8.В ЕМСЭД фиксируются дата и время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (Ф.И.О., наименование участника ЕМСЭД).
2.9.Доставка и отправка электронных документов осуществляются средствами электросвязи.
2.10.Участник ЕМСЭД обязан регистрировать электронные документы, поступившие посредством ЕМСЭД, в течение одного часа с момента поступления электронных документов в организацию.
2.11.Документы, поступившие после окончания рабочего дня или в праздничные дни, регистрируются в течение первого часа следующего рабочего дня.
2.12.Электронные документы, поступающие участнику ЕМСЭД, проходят в делопроизводственных службах первичную обработку и регистрацию.
2.13.В ЕМСЭД электронные документы передаются и хранятся вместе с их регистрационными данными.
2.14.Первичная обработка поступивших электронных документов включает проверку подлинности ЭЦП, правильности доставки электронных документов и наличия приложений к ним.
2.15.Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в ЕМСЭД.
2.16.Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел участников ЕМСЭД.
2.17.Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в ЕМСЭД в течение сроков, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях, но не менее пяти лет.
2.18.Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭЦП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭЦП хранимых электронных документов.
2.19.После истечения установленного срока хранения электронных документов на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем участника ЕМСЭД, указанные электронные документы подлежат уничтожению (удалению).
2.20.В ЕМСЭД службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых электронных документов.
2.21.В целях учета и поиска электронных документов в ЕМСЭД используются следующие обязательные сведения об электронных документах:
а) Государственный герб Российской Федерации (субъекта);
б) наименование органа государственной власти;
в) должность лица, подписавшего документ;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные об органе государственной власти;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности.
Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
В ЕМСЭД могут использоваться дополнительные сведения об электронных документах.
2.22.Участники ЕМСЭД обязаны обеспечить соблюдение требований действующего законодательства об ЭЦП.
2.23.Оператор ЕМСЭД осуществляет следующие функции:
организационное и методическое обеспечение ЕМСЭД;
формирование и актуализация глобальных адресных справочников ЕМСЭД;
обеспечение эксплуатации технико-технологической инфраструктуры ЕМСЭД;
обеспечение информационной безопасности ЕМСЭД в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.Порядок работы участников ЕМСЭД с бумажными копиями электронных документов
3.1.Электронный документ может быть распечатан при необходимости получения его бумажной копии.
3.2.Заверение бумажных копий электронных документов осуществляется уполномоченными лицами, внесенными в Республиканский реестр уполномоченных лиц, заверяющих электронные документы.
3.3.Электронные документы, подписанные ЭЦП уполномоченного лица органов государственной власти, адресуемые юридическим и (или) физическим лицам, зарегистрированным на территории Республики Ингушетия, отправляются на бумажном носителе без собственноручной подписи уполномоченного лица.
3.4.Бумажная копия электронного документа должна содержать следующую обязательную отметку:
"Копия электронного документа. Электронный документ подписан электронной цифровой подписью
__________________________________________________________________________ (указать должность, фамилию и инициалы лица, подписавшего электронный документ электронной цифровой подписью) __________________________________________________________________________.
Также электронный документ должен содержать на каждом листе следующие обязательные данные:
номер и дата регистрации электронного документа;
дата и время распечатки бумажной копии электронного документа с указанием наименования организации, фамилии и инициалов лица, заверившего бумажную копию электронного документа.
3.5.Электронный документ и его копии на бумажном носителе должны быть аутентичными.
3.6.Бумажная копия электронного документа при отправке адресатам должна содержать оттиск печати участника ЕМСЭД, создавшего электронный документ, и собственноручную подпись лица, уполномоченного заверять электронные документы. Печать должна содержать:
наименование участника ЕМСЭД;
ИНН участника ЕМСЭД;
надпись "Для заверения копий электронных документов".
3.7.Оттиск печати размещается на бумажной копии электронного документа рядом с реквизитом "Подпись".
4.Обеспечение технико-технологической инфраструктуры и информационной безопасности ЕМСЭД
4.1.Информационная безопасность при осуществлении электронного документооборота обеспечивается оператором ЕМСЭД за счет выполнения комплекса следующих мероприятий:
организация и использование средств защиты информации в полном объеме их функциональных возможностей;
обеспечение целостности обрабатываемых данных;
обеспечение антивирусной защиты информации;
контроль выполнения требований нормативных документов, регламентирующих обеспечение защиты информации;
установление порядка резервного копирования, восстановления и архивирования баз данных, а также порядка обновления антивирусных баз;
установление порядка допуска для проведения ремонтно-восстановительных работ программно-технических средств;
организация режимных мероприятий в отношении помещений, в которых размещены аппаратно-программные средства ЕМСЭД;
ведение электронного журнала в ЕМСЭД обо всех действиях, совершаемых пользователями в ЕМСЭД, с указанием даты и времени их совершения.
4.2.Поддержание технико-технологической инфраструктуры ЕМСЭД в работоспособном состоянии осуществляется оператором ЕМСЭД посредством выполнения комплекса работ, включающих:
обеспечение работоспособности программно-технических средств;
анализ и устранение выявляемых в ходе эксплуатации сбоев и ошибок программно-технических средств;
ремонт или замену вышедших из строя программно-технических средств.
5.Подключение к ЕМСЭД и условия ее использования
5.1.Подключение органов государственной власти Республики Ингушетия, органов местного самоуправления, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти к ЕМСЭД осуществляется на безвозмездной основе на основании соглашения об информационном взаимодействии, заключаемого между Оператором ЕМСЭД и органами государственной власти Республики Ингушетия, органами местного самоуправления Республики Ингушетия, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти (далее - соглашение), по форме, утвержденной настоящим Постановлением.
5.2.Условия использования ЕМСЭД определяются соглашением.
6.Регламент доступа к электронным документам в ЕМСЭД
6.1.Разграничение доступа к электронным документам в ЕМСЭД осуществляется на основе уникальных учетных записей и паролей, закрепленных за пользователями ЕМСЭД.
6.2.Ответственность за сохранение паролей в тайне несут пользователи ЕМСЭД. Для обеспечения информационной безопасности ЕМСЭД оператор ЕМСЭД не реже двух раз в год инициирует обязательную смену паролей пользователей ЕМСЭД.
6.3.Создание, изменение, удаление учетных записей пользователей ЕМСЭД осуществляется оператором ЕМСЭД на основании представленных обращений участников ЕМСЭД с указанием номеров и дат соответствующих приказов по органу (организации).
6.4.По умолчанию пользователи ЕМСЭД получают доступ к электронным документам, в которых пользователь ЕМСЭД является отправителем или получателем.
6.5.Доступ ко всем документам участника ЕМСЭД с правами на внесение изменений или уничтожение электронного документа предоставляется оператором ЕМСЭД пользователю ЕМСЭД исключительно на основании Приказа участника ЕМСЭД о наделении его соответствующими правами.